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Titel
Text copied to clipboard!Leiter des Sekretariats
Beschreibung
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Wir suchen einen erfahrenen Leiter des Sekretariats, der für die effiziente Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe innerhalb unseres Unternehmens verantwortlich ist. In dieser Schlüsselposition übernehmen Sie die Leitung des Sekretariatsteams, stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher und unterstützen die Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Als Leiter des Sekretariats sind Sie die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation, koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und sorgen für eine strukturierte Ablage und Dokumentation. Sie tragen maßgeblich zur Optimierung von Arbeitsprozessen bei und gewährleisten die Einhaltung interner Standards und Fristen.
Darüber hinaus sind Sie für die Führung und Entwicklung der Sekretariatsmitarbeiter verantwortlich, fördern deren Weiterentwicklung und sorgen für ein motiviertes und leistungsfähiges Team. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen und unterstützen bei der Umsetzung strategischer Projekte.
Ein hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit sind für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen.
Wenn Sie eine strukturierte, verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Leitung und Organisation des Sekretariats
- Koordination und Überwachung administrativer Abläufe
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen Aufgaben
- Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
- Führung und Entwicklung des Sekretariatsteams
- Sicherstellung eines effizienten Informations- und Dokumentenmanagements
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Optimierung bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe
- Verwaltung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Berichten
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
- Erfahrung in der Führung von Teams
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Leitung eines Sekretariats?
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben bei hohem Arbeitsaufkommen?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Software-Tools nutzen Sie zur Büroorganisation?
- Wie motivieren Sie Ihr Team?
- Wie stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden?
- Welche Rolle spielt Kommunikation in Ihrer täglichen Arbeit?
- Wie gehen Sie mit Konflikten im Team um?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit der Vorbereitung von Meetings?
- Wie bleiben Sie über neue Entwicklungen im Büro- und Verwaltungsbereich informiert?
